Information om vilka betalningssätt som kunden kan välja mellan. OBS! Rekommendera alltid kunden att välja e-faktura eller autogiro. 

Betalningsinformation till autogirokunder i samband med övergången till FetchPlanner

I och med att fakturorna nu gått ut till kunderna, så är autogirokundernas postgiroavier som vanligt försedda med betalaruppgifter och OCR nummer, för att de ska kunna betala manuellt, samt att texten "Makulerad betalas med autogiro" är borttagen. Vi kan säga till kunderna att de ska betala manuellt denna gång och även fakturorna för kvartal 4 som kommer i dec. jan. Därefter ska det fungera som vanligt igen. Detta är avstämt med ekonomi. 

OBS! E-faktura påverkas inte och om kund önskar en långsiktig lösning kan den byta till e-faktura, men inte enbart för att ha som kortsiktigt komplement då autogiro inte fungerar i övergångsperioden till FetchPlanner.

Info uppdaterad 2022-09-26 tas bort Q1 2023.

Brevinformation till kund ang. autogiro i samband med övergång till Fetchplanner

Hanteringen av autogiroinbetalningar påverkas i och med införandet av nya verksamhetssystemet och innebär att autogiro måste betala kvartalsfakturan manuellt i oktober samt januari.  

Brevutskick finns att läsa här. 

Betala faktura privatperson 

Information för kund på hemsidan: Olika betalningssätt  

Privatpersoner kan få pappersfaktura, e-faktura eller (e-postfaktura skall bara rekommenderas tillsammans med autogiro). Vi rekommenderar att kunden väljer e-faktura eller autogiro i kombination med e-postfaktura.

• Fördelar för privatkund med e-faktura och autogiro:  
• Enklare och säkrare hantering.  
• Kunden behöver inte vara beroende av adressändringar på samma sätt som vid pappersfakturor. 
• Enklare handläggning för kund vid betalning och lättare att passa förfallodatum. 
• Billigare eftersom SRV kommer att ta ut en fakturaavgift för pappersfakturorna (det gör vi för att minska vår miljöpåverkan).  

Skillnaden mellan e-faktura och autogiro 

E-faktura kräver att kunden måste gå in i sin internetbank och godkänna betalningen själv.  

Autogiro innebär att kunden ger banken/betalningsmottagaren godkännande att dra beloppet direkt från kontot. Kunden behöver inte göra något själv, förutom att se till att det finns pengar på kontot senast dagen innan dragning. 

Anmälan e-faktura  

Anmälan om e-faktura gör kunden via sin internetbank. Den persons personnummer som är angivet hos oss som betalningsansvarig måste anges även i banken, för att det ska fungera. 

Tillvägagångssätt kan skilja sig åt mellan olika banker. Sök på e-faktura på internetbanken eller kontakta banken. Ofta ligger företagen som erbjuder e-faktura listade. Kunden väljer vilket företag hen vill ha e-fakturor från och fyller i anmälan. Kunden behöver även uppge sitt kundnummer hos oss vid anmälan om e-faktura. 

Anmälan autogiro 

Kunden anmäler sig till autogiro via sin internetbank. Tillvägagångssättet varierar mellan olika banker. Sök på autogiro på internetbanken eller kontakta banken. Vi kan i undantagsfall skicka ut anmälningsblankett på papper till kund, till exempel till äldre kunder som inte har tillgång till dator och internet. 

Kunden behöver ha följande tillgängligt: 

• SRV:s organisationsnummer 556053-7515 
• Kundnummer hos SRV som finns på senaste fakturan 

Kundnumret fungerar som betalnings-ID eller kundreferens så att vi vet vem som har betalat. 

Kunden bör även kontakta oss och ange sin e-postadress för att vi ska kunna meddela hur mycket vi kommer att dra från kontot. Det måste vi göra enligt lag. Har vi ingen e-postadress, skickar vi avisering per brev, vilket är sämre för miljön. Om kunden uppger sin e-postadress på sin autogiroanmälan till oss kommer vi att lägga in detta på kunden och denne får då e-postfakturor från oss i fortsättningen i kombination med autogiro.   

Om kunden inte kan se att autogiro/e-faktura är registrerad hos banken 

Kunden kan inte se att autogiro eller e-faktura är registrerade hos banken direkt efter att hen har gjort valet. Först efter att första fakturan är skickad från SRV, kommer kunden se att SRV finns registrerad som mottagare. 

Om kunden får pappersfaktura fast hen har anmält om e-faktura/autogiro 

Ofta måste kunden betala via pappersfaktura en gång till innan e-faktura/autogiro slår igenom. 

Om kunden undrar varför vi tar ut fakturaavgift för pappersfaktura  

Vi vill att så många som möjligt ska gå över till e-faktura eller autogiro eftersom det minskar vår miljöpåverkan – vi behöver inte trycka upp papper, kuvert eller distribuera dessa. 

Betala faktura företag 

För företag, bostadsrättsföreningar och samfällighetsföreningar finns samma betalningssätt som för privatpersoner samt EDI-fakturering (e-faktura via fil). För EDI-fakturering krävs att kunden har ett anpassat affärssystem för elektronisk fakturering. Kunden ska prata med sin ekonomiavdelningen om man vill använda EDI-fakturering. 

Företagskunder kan ansöka om autogiro, men det är sällan det går igenom. Därför rekommenderar vi företagskunder att ha EDI-faktura, e-faktura och e-postfaktura i förstahand.

Flytta fram förfallodatum

KS kan flytta fram förfallodatum, ffd, på fakturor en månad utan att behöva kolla med ekonomi.

Skriv in i kommentarsfältet vilket som är nytt ffd, samt vilka fakturor det gäller.

Info från ekonomiavdelningen 22-11-16 i samband med fakturautskick.

Frågor och svar: Fakturering FP-Visma-Inexchange:

I en övergångsperiod fram tills att vi kommer i gång med vårt nya fakturahanteringssystem Ropo Capital kommer igång, skickas samtliga fakturor ut via Inexchange. Informationen här nedan gäller enbart för denna övergångsperiod.

Varför får en kund exempelvis e-postfaktura i stället för pappersfaktura som tidigare?

Det beror på att Inexchange har en hierarki för utskick av fakturor som ser ut som följande:

• E-faktura/EDI
• E-postfaktura
• Pappersfaktura

Hierarkin innebär att Inexchange tittar om vi kan skicka fakturan till kunden enligt följande ordning.  

Hur ser vi hur en faktura har skickats till kunden?

Den informationen ser man enbart i Inexchange. Fakturasättet som ni ser i FP gäller inte nu under denna övergångsperiod då vi just nu använder autoinvoice, vilket innebär att vilken typ av faktura en kund får styrs av Inexchange.

Hur ändrar vi för att kunden ska få den fakturatyp som de vill ha?

Vill kunden ha e-postfaktura behöver man lägga in en mejladress på kunden. Själva styrningen sätts via Inexchange. Det innebär att man behöver skicka ett mejl till redovisningsgruppen så de kan gå in och göra ett aktivt val på just denna kund att de enbart ska få exempelvis pappersfakturor.

Kunden har alltid tidigare fått EDI-faktura men nu kom fakturan på papper

Det beror på att det har blivit en miss i övergången. Vi kan skicka om fakturorna till kunderna och EDI. För att vi ska kunna göra detta behöver ni skicka ett mejl till redovisningsgruppen med vilken kund/kundavtal det gäller och vilka fakturor det gäller.

Hur skriver vi ut en fakturakopia?

För att skriva ut en fakturakopia mejla till redovisningsgruppen så tar de fram en fakturakopia.

Jag kan inte se kundens faktura i FP

Under denna övergångsperiod kan man inte se kundernas fakturor i FP. Man kan se fakturaraderna som har skickats till kunden på kundensfaktura, men man kan inte se exakt hur fakturan till kunden ser ut.

Varför har jag fått fakturan till fel mejladress?

Finns det en mejladress angivet på kunden/kundavtalet och vi inte har kunnat skickat fakturan som E-faktura/EDI skickas fakturan till den mejladress som finns angivet på kunden.

Det är viktigt att ni kontrollerar att det står rätt mejladress på kunden så att fakturorna skickas till rätt adress. Exempel är att vi har privatpersoner som även är enskilda firmor. Dessa ligger under samma kund-id i FP men har olika kundavtal. Kontrollera att rätt mejladress står på kundavtalen så vi inte skickar fakturan som ska till privatpersonen till mejladressen som går till företaget.

Varför står denna adress angivet som fakturaadress?

I migreringen från Enwis till FP ska den fakturaadress som har stått angivet på kunden i Enwis migreras över till kundavtalet i FP och blir då den fakturaadress som står på kunden. Börja med att kontrollera att adressen på kundavtalet stämmer med adressen i Enwis. Är adressen felaktig behöver ni uppdatera till rätt fakturadress på kundavtalet.

Behöver kunden en ny faktura skickar ni ett ärende till redovisningsgruppen om detta.

Fel uppgifter på PG och BG

Vi vet om detta och det är ändrat. Det är 655 fakturor som har fått denna felaktiga information och det är rättat.

Fakturadatum 2022-10-31

För att det ska bli rätt i bokföringen har samtliga fakturor fakturadatum 2022-10-31. Däremot har vi förlängt förfallodatumet på fakturorna med ett antal dagar så att kunderna ska få mer tid på sig att betala fakturorna.

Fakturor som har skickats till fel adress

Eftersom kunder som borde ha fått EDI-faktura inte har fått det pga av strul har vissa pappersfakturor hamnat fel. Meddela dessa till redovisningsgruppen så skickar de om dessa fakturor som EDI till kunden.

Relaterad information

Priser och fakturainformation (guide)

Frågor och svar om fakturor (hemsidan – skrolla ner)